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仕事文の書き方-仕事文とは何か-(2017/8/22更新)

仕事文の書き方 目次

1. 仕事文とは何か

2. 仕事文の重要性を知る

3. 仕事文の準備

4. 正確な文章を書く

5. わかりやすい文章のルール

6. 読み手を疲れさせない

7. 説得力に磨きを

8. 文の構造を視野に入れて

9. 書き上げた後に

10.仕事文のひろがり

仕事文とは何か

古典にみる文章のルール

土佐日記からの引用

  • 松の色は青く、磯の色は雪のごとくに

  • 海は荒るれども、心はすこしなぎぬ

現代語訳

  • 松の色は青く、磯の波は雪のように白い

  • 海は荒れているが、心はすこし穏やかになった

土佐日記からの引用文はとても良い文である。現代人が書く文はあいまいな文が多い。

古典(土佐日記 現代人が書く文
一文が短い(主語と述部で構成された最小単位を文という) 一文が長い
一文に1つの情報だけを盛り込んでいる 一文に複数の情報を詰め込んでいる
対比の文で書かれている 対比の文で書かれていない
やさしい言葉を使っている むずかしい言葉、わからない言葉を乱用している

では実際に現代人が書くあいまいな仕事文の例を見てみましょう。

  1. A社のように、B社は過剰生産していない

  2. ワープロのように、パソコンの操作はかんたんではない

  3. 彼のように、私には積極性がない

例の1.の文を解釈してみましょう。

  • A社もB社も、ともに過剰生産していない

  • A社は過剰生産しているが、B社はしていない

読み手の判断によって、異なる2つの意味に解釈されてしまう。

一文内に「過剰生産に関するA社の現状」と「過剰生産に関するB社の現状」という2つの情報が混在しているため、あいまいさが生じている。あいまいさの原因が分かれば、文を改善することが出来る。

例の1.の文に土佐日記のノウハウを活用してみましょう。

  • 一文に1つの情報だけを盛り込んでいる

  • 対比の文で書かれている

例の1.の文を改善した文

  • A社は過剰生産をしているが、B社はしていない

  • A社は過剰生産をしておらず、B社もしていない

これで明確な文章になったのではないでしょうか?自戒の念も込めて、普段何気なく書いている文を見直しましょう。

説得の文章とは?

夏目漱石の名作「草枕」の一節

智(ち)に働けば角かどが立つ。情に棹(さお)させば流される。意地を通せば窮屈(きゅうくつ)だ。兎角(とかく)に人の世は住みにくい。

現代語訳

正論を言えば人間関係に角が立つ。情を重んじれば、感情にひきずられてしまう。意地を通せば味方は減って肩身が狭い。この世の中は住みにくい。

参考:

www.weblio.jp

夏目漱石は「智・情・意」という3つの観点から、人の生き方の難しさを述べ、結論として「この世は住みにくい」と主張している。

端的に保証・証拠(一般的に自明なこととして省略)から主張を導き出している。

情報提示の順序も大切

「立て札」のご注意

お願い

キーウィフルーツをもぎ取らないでください。
硬く、酸っぱく、しぶくて食べられません。
11月の末にはおいしくなりますので、12月の初めに小売します。

農園主

「立て札」のご注意は伝えたい情報を一文ごとに提示している。やさしい言葉で書かれている。伝えたい情報も重要度が大きいもから小さいものへ順番に提示している。

  • 農園主からのお願い 重要度大

  • 「お願い」の理由  重要度中

  • 関連する付帯的事項 重要度小

マニュアルの「ご注意」文を見てみましょう。

電源コードの上に重い物などを置くと、コードに傷がついて、感電や漏電の原因になりますので、ご注意ください。

文が長すぎる。複数の情報を一文に詰め込んでいる。情報の提示順も良くない。

マニュアルの「ご注意」文を直してみましょう。

  • 電源コードの上に重いものを置かないでください。

  • コードに傷がついて、感電や漏電の原因になります。

  • コードに傷がついてしまったら、最寄りの当社営業所で、修理してください。

文が短くなっている。また主張・理由・付帯的事項の順で情報が提示出来ている。マニュアルはこのようなわかりやすい文を書くように心がけたい。

やさしい文章を書く

手水の使い方

一 まず右手に柄杓(ひしゃく)を持ち左手を洗います

二 つぎに左手に柄杓を持ち右手を洗います

三 つぎに右手に柄杓を持ち左手に水をうけて口をすすぎます

四 終わりに右手に柄杓を持ち左手をもう一度洗います

とてもわかりやすい文で書かれています。ドキュメントや技術ブログもこのようなわかりやすい文で書いていきます。

わかればいいのか?

技術者の書いた文章には共通する幾つかの欠点がある。次の文章の欠点は技術用語が羅列されていることである。カタコトの英単語を並べて、外国人と話をしているようなもの?

  • 発電機の冷却は、固定子は水冷却、回転子は水素冷却である。

意味は何となく分かるが文としてはでたらめである。発電機の冷却には2パターンあることを主張すればよいのである。この文を直してみる。

  • 発電機の冷却には、固定子に水冷却、そして回転子に水素冷却方式が採用されている。

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参考